Il valore assunto dal saldo di una data partizione dei conti dipende dai criteri di contabilizzazione delle transazioni (operazioni) con riferimento al:

1. conto in cui va registrata ciascuna operazione (ad esempio, definendone la natura finanziaria o meno);
2. momento e importo della registrazione delle transazioni (che variano, ad esempio, a seconda che si segua il criterio della cassa o quello della competenza).

Per quanto riguarda i tempi di registrazione e i relativi importi si possono distinguere tre criteri principali:

1. registrazione per cassa: le transazioni economiche poste in essere da un soggetto vengono registrate nel momento in cui esse danno origine a un effettivo passaggio di fondi da o verso tale soggetto. L'importo registrato corrisponde all'ammontare dell'effettivo passaggio di fondi. La registrazione per cassa "misura" pagamenti e incassi;
2. registrazione per competenza giuridica: le transazioni poste in essere da un soggetto sono registrate nel momento in cui nasce in capo all'operatore pubblico un'obbligazione giuridicamente perfezionata ai sensi dell'articolo 20 della legge 468 del 1978. L'importo registrato è pari all'entità dell'obbligazione. La registrazione per competenza giuridica "misura" gli impegni di spesa e gli accertamenti di entrata( Si veda nota [1]);
3. registrazione per competenza economica: le transazioni poste in essere da un soggetto economico sono registrate nel momento in cui il valore economico è creato, trasformato, scambiato, trasferito o estinto. In altre parole gli effetti degli eventi economici sono registrati quando avvengono, indipendentemente dal fatto che l'introito di cassa sia ricevuto o il pagamento effettuato. Questo principio coincide, in sostanza, con quello adottato nella contabilità di impresa in cui sono registrati i costi/ricavi per i quali l'obbligo di pagamento/diritto di incassare è maturato nell'esercizio corrente perché i relativi beni e servizi sono stati acquisiti/ceduti in tale esercizio (anche se il corrispondente movimento di cassa è rinviato ad esercizi futuri o è avvenuto in esercizi passati). L'importo registrato è quello del valore economico creato, trasformato, scambiato, trasferito o estinto. L'applicazione del criterio della competenza economica può determinare l'imputazione di importi a cui non corrispondono effettivi flussi finanziari (Si veda Nota [2]).

Per quanto riguarda l'allocazione delle transazioni nei diversi gruppi di conti, assumono particolare rilievo le regole che definiscono:

1. la distinzione tra le transazioni da attribuire al conto finanziario e quelle da attribuire al conto economico;
2. la distinzione tra le transazioni da attribuire alla parte attiva del conto finanziario e quelle da attribuire alla parte passiva dello stesso conto.

Rispetto a entrambe le distinzioni si possono effettuare:

1. valutazioni basate su elementi formali (denominazione, finalità dichiarata, forma giuridica dell'operazione);
2. valutazioni basate su elementi sostanziali (natura economica della transazione).

Ad esempio, con riferimento ai contributi erogati dallo Stato a favore di imprese pubbliche, una classificazione basata su criteri formali porterebbe alla loro inclusione tra i trasferimenti (conto economico) o tra le partite finanziarie (concessione di prestiti o acquisizione di partecipazioni al capitale) esclusivamente in base alla finalità dichiarata del versamento (Si veda anche - Criteri formali e criteri sostanziali di classificazione: alcuni esempi). Viceversa, una classificazione basata su criteri sostanziali impone la verifica delle condizioni economiche dell'impresa beneficiaria. Così è avvenuto in passato per alcuni trasferimenti in conto capitale alle Ferrovie dello Stato, registrati come tali nel conto economico delle Amministrazioni pubbliche sebbene nel BS fossero classificati tra le partite finanziarie (partecipazioni e conferimenti). Analogamente, operazioni che formalmente configurano vendite di attività finanziarie (partite finanziarie) possono fondarsi su transazioni che hanno la natura economica di accensioni di prestiti (passività finanziarie).

Nota [1] Con l'impegno di spesa un'amministrazione pubblica riconosce il diritto di un terzo a ottenere una somma, dando luogo a una obbligazione giuridicamente perfezionata. Con l'accertamento di entrata un'amministrazione individua la ragione di un credito (titolo giuridico), il debitore e la somma da incassare.

Nota [2] Può ad esempio verificarsi la registrazione di operazioni che non sono destinate ad avere alcuna manifestazione di cassa (si pensi alle cancellazioni di crediti che rappresentano l'estinzione di un valore economico e quindi devono essere registrate come trasferimenti operati a favore del debitore il cui debito sia stato cancellato, in tutto o in parte) oppure possono registrarsi nel conto di una unità operazioni svolte da altre unità (è il caso dei debiti accesi da un ente ma con oneri a carico di un altro: in questo caso il valore economico che si crea al momento dell'accensione del debito è già imputabile interamente all'effettivo debitore, ossia quello che si fa carico dell'onere del rimborso, e quindi può essere sin dall'inizio imputato al conto di quest'ultimo).