L’orientamento ai risultati è un fattore indispensabile per rispondere all’esigenza di valutare l’efficacia o la qualità del servizio e, la Ragioneria Generale dello Stato attenendosi a tale principio ha, nel corso dello scorso anno, avviato l’automazione del processo delle “Missioni” con l’obiettivo di:

• ottenere uno strumento per raggiungere maggiori obiettivi di risparmio e migliorare la gestione delle risorse, economiche e strumentali, disponibili,
• aumentare l’efficacia del servizio migliorandone la qualità,
• migliorare le performance del processo in termini di riduzione dei tempi.

L’applicazione delle “Missioni” risponde alla necessità di progettare un processo organico ed efficiente, basato sulla normativa esistente prendendo in esame l’intero iter amministrativo dalla fase di conferimento dell’incarico al rimborso delle spese di missioni.

La tendenza a sperimentare approcci innovativi nel soddisfacimento delle esigenze di informatizzazione, ha indotto la Ragioneria Generale dello Stato a costituire un gruppo volto a rappresentare i requisiti dei diversi Dipartimenti realizzando un unico processo flessibile e calibrato sulle necessità di tutto il Ministero.

La soluzione, quindi, soddisfa le esigenze dei diversi Dipartimenti avvalendosi di un sistema modulare che traccia tutte le fasi del processo e di alcune applicazioni trasversali, già in uso dall’Amministrazione.

L’automazione prevede la gestione dell'intero iter delle missioni, nazionali ed estere, prevedendo l’integrazione in fase di liquidazione con il SICOGE e con i sistemi informatici dei gestori esterni di servizi, ovvero con il fornitore di servizi alberghieri e di viaggio e con l’istituto di credito gestore delle carte di credito. Le funzionalità rese disponibili consentono, inoltre, la tracciatura di tutte le spese sostenute in occasione delle missioni, permettendo così di verificare la situazione sia debitoria che creditoria del soggetto nei confronti dell’Amministrazione.

L’applicazione “MISSIONI “, che rappresenta un principio innovativo di automazione ove il sistema è progettato per seguire tutte le fasi e conseguentemente controllarne l’esito, è stata finalizzata a favorire la trasparenza, la comunicazione, l’integrazione e il coordinamento delle diverse fasi dando rilievo principalmente a quelle che mettono in comunicazione diverse strutture organizzative.

E’ un’applicazione importante per il servizio, fruito tramite la Intranet dipartimentale, offerto all’utenza, e significativa per la possibilità di disporre di funzioni:

• che consentono di limitare il flusso cartaceo in previsione di una completa materializzazione con la digitalizzazione dei documenti giustificativi,
• di ausilio agli Uffici che gestiscono il trattamento di missione del personale del MEF supportandoli nelle diversi fasi e informandoli sulle attività da svolgere,
• utili al personale per comunicare le informazioni sulla missione, e per conoscere lo stato del proprio provvedimento,
• di supporto all’analisi della spesa e dei costi, dal momento di attribuzione dell’incarico alla liquidazione della parcella, consentendo di allocare meglio le risorse rispetto alle esigenze degli Ispettorati e delle Ragionerie provinciali
• per la gestione della rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica e del controllo di gestione,
• efficaci per ottenere una lettura, immediatamente consultabile, di ogni elemento attinente al processo gestionale in questione.