Il CICLO PASSIVO è un'applicazione modulare in cui è tracciato l'intero procedimento di acquisto, dalla determinazione del fabbisogno, alla richiesta fino al pagamento della fattura, attraverso una serie di fasi correlate ai procedimenti amministrativi in coerenza con la normativa sull'acquisizione di beni e servizi.
Tutte le fasi del processo sono tracciate ed è prevista la gestione integrata dell'intero ciclo passivo, contemplando l'interoperabilità con applicazioni trasversali largamente diffuse nella Pubblica Amministrazione, quali il SICOGE e GECO, e consentendo di ottenere dati "certificati", perché derivati direttamente dal processo amministrativo, per l'alimentazione della contabilità economico analitica e del controllo di gestione.
L'applicazione, che ha come attori principali gli Uffici dedicati agli Acquisti, centrali e periferici, vede il coinvolgimento, nelle diverse fasi, di tutti gli Uffici dell'intero Dipartimento.
Nell'automazione del processo assume particolare rilevanza la fase di pianificazione (bottom-up) in cui i dirigenti degli Uffici (Centri di costo) definiscono il proprio fabbisogno/budget sulla base delle risorse finanziarie predefinite dal responsabile degli Ufficio Acquisti.
L'innovazione tecnologica dell'applicazione "Ciclo Passivo" nell'ambito dell'e-government rappresenta una soluzione per:
- la razionalizzazione del processo e la definizione di un "modus operandi" omogeneo in tutta l'organizzazione semplificandone le procedure
- il supporto nella definizione del fabbisogno consentendo di programmare coerentemente le acquisizioni
- la disponibilità di uno strumento di monitoraggio della spesa nell'ottica di favorire il contenimento e di migliorarne l'utilizzo
- l'ausilio al processo di acquisizione percorrendo tutto l'iter amministrativo minimizzando i flussi cartacei e annullando le attività ripetitive
- la possibilità di gestire la rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica
- il vantaggio di diffondere le informazioni tra tutti i soggetti interessati